DSGVO: WhatsApp und Co können für Unternehmen teuer werden

Tirol (17.05.18) – Mit Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) am 25. Mai werden Kommunikationstools wie WhatsApp für Unternehmen endgültig zum unkalkulierbaren Risiko, warnt Digitalisierungexperte Dieter Duftner, Geschäftsführer von duftner.digital. Eine sichere Alternative zu Messenger Diensten sind für Unternehmen Mitarbeiter-Apps.

Ab 25. Mai 2018 gilt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU: Unternehmen müssen dann strengere Regeln einhalten, um personenbezogene Daten zu schützen. Bei Nichteinhaltung der DSGVO drohen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Firmenumsatzes des vorangegangenen Jahres. Digitalisierungexperte Dieter Duftner, Geschäftsführer von duftner.digital, weist darauf hin, dass die Nutzung von Kommunikationsdiensten wie WhatsApp durch MitarbeiterInnen damit zu einem unkalkulierbaren Risiko wird. Der Grund dafür ist vor allem, dass sie keinen ausreichenden Schutz personenbezogener Daten vor fremden Zugriffen bieten. „Das Problem liegt primär in der Synchronisation der Kontaktdaten“, erklärt Duftner. Wer den Messenger auf seinem Smartphone nutzt, gewährt WhatsApp Zugriff auf sein Adressbuch. Damit erhält der US-Konzern auch Telefonnummern von Kontakten, die den Messenger überhaupt nicht nutzen. Was die Facebook-Tochter mit diesen Daten anstellt, ist nicht bekannt. „Der Nutzer begeht wahrscheinlich Datenschutzverstöße“, warnt Duftner.

Die Verlagerung weg von der E-Mail hin zum Messaging kann derzeit in Unternehmen aller Branchen und Größen beobachtet werden. Dabei wird WhatsApp von Mitarbeitern hauptsächlich aus Produktivitätsgründen genutzt: Schnelle Kommunikation, einfacher Informationsaustausch und bessere Zusammenarbeit. Betriebsinterna, sensible oder einem Berufsgeheimnis unterliegende Daten sollen aber keinesfalls über Messenger Dienste kommuniziert werden. Digitalisierungsexperte Duftner empfiehlt den Unternehmen, sichere Alternativen in Betracht zu ziehen. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass der Anbieter sämtliche Daten ausschließlich in Europa, am besten sogar noch im eigenen Land, hostet und sie komplett verschlüsselt werden. Das Unternehmen kann genau festlegen, wer Zugriff auf die Daten hat, da sie nicht in einer anonymen Cloud gespeichert sind. Sicherheit allein ist dabei aber nur die halbe Miete. Auch die Benutzerfreundlichkeit muss stimmen. „Eine hochsichere Lösung ist völlig wertlos, wenn sie von den Mitarbeitern nicht akzeptiert wird“, so Duftner. Idealerweise bietet die Alternative den Mitarbeitern einen Mehrwert, etwa, indem sie alle nötigen Kommunikationstools über mobile Geräte und Desktops hinweg integriert zur Verfügung stellt. „Wenn sie die Endnutzer produktiv bei der Arbeit unterstützt, wird sie auch garantiert genutzt und erst dann haben Unternehmen die Gewissheit einer vertraulichen Kommunikation in ihrem Haus.“

Ermöglicht werden kann das durch entsprechende Mobile Apps. „Eine Mitarbeiter-App ist eine sehr gute Alternative, die die gleichen Produktivitätsvorteile bietet, aber alle erforderlichen Datenschutz-, Sicherheits-, Administrations- und Compliance-Anforderungen erfüllt“, so Duftner. Bisher genutzte Informationssysteme wie das klassische Intranet, Hausmitteilungen oder E-Mails werden dem zunehmend mobilen Lebens- und Arbeitsstil der Mitarbeiter aber nicht mehr gerecht, vor allem, wenn diese ihren Job ohne festen Schreibtisch erledigen. Außerdem wollen Mitarbeiter nicht nur „News von oben“ empfangen, sondern auch mit- und untereinander kommunizieren. „Apps revolutionieren die firmeninterne Kommunikation in allen Branchen und sind die Zukunft der Kommunikation am Arbeitsplatz“, so Dieter Duftner.